テレワーク・リモートワークが一般化され、ZoomやGoogle meetを使ったWEB会議もごく当たり前のものになりました。
そんな新しい時代の中で、WEB会議のマナーはビジネスマンの必須スキルと言えるのではないでしょうか。
今回は「テレワークにおけるWEB会議のマナー」をまとめてみましたので、ご紹介していきたいと思います。
テレワークでのコミュニケーションを円滑にしたいという方の参考になれば幸いです。
前提：この記事はネット上の「マナー」をまとめた記事です
マナーの正解は相手が心地いいかどうか
「マナー」というと堅苦しいものに聞こえるかもしれません。
そもそも、WEB会議自体が最近浸透したばかりなのに、誰かが勝手に決めたマナーを押し付けるのはいかがなものでしょうかと私も思います。
マナーを強要すること自体が時代に合っていない。
マナーの目的は「相手と円滑なコミュニケーションを取ること」。
相手に合わせて最適なコミュニケーションを取ることが本来の形という前提で、本記事を楽しんでいただければと思います。
テレワークにおけるWEB会議のマナー（カメラ編）
①カメラはオンの方が安心感を与える
カメラはできるだけオンにする方が、相手に安心感を与えることができます。
「顔を出さない＝心を開いてくれない」という不安感を与えることは円滑なコミュニケーションの妨げとなることがあります。
また、カメラオンにすることで、相槌や笑顔でリアクションしていることが伝わらないというのは勿体無いですし、音声だけの会話では、声でリアクションを取らないといけないので、むしろ手間が増えるという考え方もできますね。
②カメラオンを強要するのはNG
カメラオンの方が円滑なコミュニケーションができるということが間違いないのですが、それを強要することはやめた方がよさそうです。
「化粧や髪型、服装などをキチンとしなければ」というプレッシャー自体が重荷に感じさせてしまうことがあるからです。
1日15分のWEB会議だけのために、化粧やヘアセットをするのってめんどくさいですよね。
「懇親会」「新人さんがいる時」「外部の方がいる時」など、「こういう時だけはカメラオンを必須で！」というルールがあると、参加者も気負いせずに参加できるのではないでしょうか？
③カメラに向かって話そう
デュアルモニターで操作している人にありがちですが、カメラの付いていないモニターに向かって話す人がいます。
これは人間の感覚的に、他人に向かって話しているような感覚に陥ってしまったり、自分の話に興味を持ってくれていないという印象を与えてしまうリスクがあります。
できればWEB会議の時だけでも、カメラを正面にしてコミュニケーションを取りたいですね。
④カメラは正面の方が好印象
ノートPCでWEB会議をすると、相手を見下ろすような印象に見えがちです。
参加者も仕方ないとは思いつつ、下アングルの顔は不機嫌そうに見えたり、威圧的な表情に見えてしまいます。
相手に好印象を持たせたいという時だけでも、カメラを正面もしくは少し上にすると印象が良くなります。
こうすることで、姿勢が良くなるので、声の印象も良くなるのではないでしょうか。
テレワークにおけるWEB会議のマナー（マイク編）
⑤出来るだけ高音質な外付けマイクを使おう
WEB会議での印象は見た目以上に音声が重要と言われています。
そのため、出来るだけ声の印象を上げてくれるようなマイクを使うようにしましょう。
PC内蔵マイクでは、周囲の音も拾いやすいので、出来るだけ外部マイクを使うのがおすすめです。
⑥話さないときはマイクオフ？
話している時に、他の参加者の画面から「救急車」「カラス」「工事」「こどもの声」といった音が入り込んでくると、会話の妨げになってしまうことがあります。
そのため、話さない時はマイクをオフにするのがマナーと言われています。
ただし、オンライン飲み会や雑談、ブレスト中などでこれをしてしまうと「参加の意識がない」という印象に捉えられてしまう場合がありますので、TPOに合わせて「常時オン」を活用していきたいですね。
⑦マイクを近づけすぎないように注意しよう
会話の際に声が聞こえるようにとマイク部分を近づける人がいますよね。
iPhone付属のイヤフォンマイクを使う人にありがちですが、声を発するたびに「ボッ、ボッ」とマイクの風切り音が入ってしまい、聞いている人にとってはストレスに感じてしまいます。
ASMRのように耳元で囁かれているのって、会議中には必要ないですからね。笑
音声の入りが心配な時は、事前に音声設定で入力音声ボリュームを調整してから参加するようにしましょう。
⑧開始前に音声チェックを忘れずに
いざ会議が始まり、自分の番という時に「音声が聞こえない！」というトラブルが起きると、会議が停滞してしまいますよね。
こういったことにならないように、参加3分前に音声や映像のテストをしてから参加するようにしましょう。
この意識があれば、会議に遅刻することもないので安心ですね。
テレワークにおけるWEB会議のマナー（環境編）
⑨背景に意識がいかないような場所で参加しよう
参加者の背景を人が通り過ぎていたり、ものがたくさんあったりすると気になってしまいますよね。
自分の話を集中して聞いてもらえるようにするために、背景はできるだけ視覚情報の少ない場所を選びましょう。
⑩気になる時はバーチャル背景を使おう
後ろに何も映り込まない場所がなかったり、移動できるスペースがないという時は、バーチャル背景を使いましょう。
バーチャル背景は出来るだけシンプルで仕事への影響が少ないものを選ぶのが良いですが、最近では公式の背景を用意している会社も増えてきましたね。
バーチャル背景を使う場合は、人とそれ以外の境界線をカメラが認識しやすいように、十分な明るさとコントラストが必要になるので、照明を工夫していくことが大切です。
⑪周囲の雑音がないところで参加しよう
WEB会議に参加する時は、周囲の雑音が少ないところで参加しましょう。
いくら音声をオフにしていても、発言の際に周りのノイズが入り込んでしまうと、発言の内容を理解してもらえない可能性があります。
ノイズと共にあなたの音声が聴こえることで、無意識にあなたの印象が下がってしまうことにもつながります。
どうしても騒音がうるさい場合は、ノイズキャンセリングの性能が高いマイクを使ったり、WEB会議システムのノイズリダクション機能をフル活用しましょう。
⑫明る過ぎず、暗過ぎない場所で参加しよう
WEB会議で相手に好印象を与えるために、十分な明るさのある場所で参加しましょう。
暗い場所での参加は、相手に「暗い」「やる気なさそう」「威圧的」といった印象を与えます。
どうしても難しい場合は、カメラやWEB会議システムの自動明度調整機能を使いましょう。
逆に、明るすぎる環境も要注意です。
カーテンの無い窓の近くでは、明るすぎることでハレーション（白飛び）を起こしてしまうからです。
ハレーションを起こしてしまうと、自動補正ではどうにもならないので、カーテンをしたり、逆光環境で参加しないようにするなどの工夫をしていきましょう。
テレワークにおけるWEB会議のマナー（コミュニケーション編）
⑬いつもより明るい表情を意識
WEB会議では、「顔周り」「音声」という情報しか届けることができません。
そのため、届けられる情報の中で最大限にポジティブな印象を与えられるようにする必要があります。
WEB会議での表情は、どうしても普段より暗く見えたり、真顔になってしまったりしがちなので、意識的に笑顔をつくりたいですね。
⑭リアクションは大きめに
相手が話を聞いているのか？
興味を持ってくれているのか？
自分の話をどう感じているのか？
リアルで会話する以上に把握するのが難しいですよね。
リアクションは会話を盛り上げるためにとても大切な要素ですので、顔や声での反応はもちろん、「相手の発言をどのように理解して、どう感じたのか」を意識的に伝えるといったことも大切です。
⑮相槌は音声より映像で
スピーカーの発言に対して、音声で相槌を打ってしまうと、スピーチを妨げてしまう場合があります。
そういった場合は、カメラをオンにして意識的にうなづくといったTPOに合わせたリアクションが大切です。
逆に、みんなで雑談するような場面では、マイクをオンにしてリアクションする方が、会話が盛り上がったり、相手が話しやすくなったりします。
⑯画面共有を活用してわかりやすく
WEB会議では、ジェスチャーで相手に伝えることが難しいため、同じスピーチでも相手への情報伝達の質が変わってきます。
WEB会議では画面共有を積極的に活用、認識の齟齬がないようにしていきいましょう。
画面共有を行う可能性がある時には、事前に見られたく無いウインドウやタブを閉じたり、指定タブしか共有しない設定を選ぶなど、内部情報が漏洩しないように注意が必要です。
マナーは時代と共に変わるもの、大切なのは形よりも思いやり
最後までご覧いただきありがとうございました。
今回はWEB会議のマナーというテーマで、ネット上にあるWEB会議のマナーをまとめてみました。
マナーについては、人によって価値観が異なるものですので、正解はありません。
ご紹介したマナーについて、疑問に思うこともあったことでしょう。
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