ZoomやGoogle meetといったWEB会議ツールって最初の頃は使い慣れていないこと、周りに迷惑をかけてはいけないというプレッシャーもあって不安がつきものですよね。
「WEB会議ってどうやってやったらいいんだろう？」
「事前に何を準備しておいたらいいんだろう？」
「WEB会議のマナーってあるの？」
今回はこんな不安をお持ちの方のために、WEB会議の基本的なやり方を解説していきます。
WEB会議ツール初心者の方の参考になれば幸いです。
WEB会議の基本的なやり方
まずは、WEB会議に必要な機材を揃えましょう。
絶対に必要なのは、「PC（カメラ付き）」「イヤフォンマイク」です。
PCにカメラがついていない場合は「WEBカメラ」も購入しましょう。
そして、「十分な速度のあるインターネット環境」も大切、できればテザリングやポケットWiFiではなく、光回線（有線接続・無線LAN）が理想的です。
機材を揃えたら、WEB会議に使うツールのアカウントを作成しましょう。
Zoomであれば公式サイトから無料アカウントを作成。
Google meetの場合はGoogleのアカウント作成をおこないます。
会社の仕事で使う場合は、会社支給のアカウントを使う場合がほとんどですので、会社に確認するようにしましょう。個人でアカウント作成をしてしまうと個人情報等の関係であまり良くありません。
アカウントが作成できたら、同僚や上司を相手に操作方法・通話確認のためのテストを行いましょう。
直前にやるとわからないことだらけになって焦ります。
WEB会議環境ができたら、会議の参加者と日程調整をしていきましょう。
前後の準備時間、少し長引いても対応できる余裕のある日時がオススメです。
URLが発行できたら、参加者に連絡します。
これが漏れていると当日の時間になって「どうやって参加すればいいですか！？」と問い合わせが発生してバタバタすることになりますので、日時が決まったらすぐにルーム作成とURL共有をすることをオススメします。
メールは埋もれてしまうことも多いので、前日や当日に挨拶も兼ねて再送してあげると親切ですね。
開始時間の少し前に音声や映像、背景などの確認をして、トラブルの内容に準備します。
承認式のWEB会議では、主催者が遅れると参加承認されない参加者が不安になってしまいますので、主催者は開始時間の数分前になったら、WEB会議のルームに入りましょう。
参加者が続々と来られたら、主催者から積極的に声かけをして、開始時間までに和やかな雰囲気を作れるといいですね。
自己紹介などは、開始後にまとめておこなう方が効率的です。
WEB会議では、議事録を取ったり、発言していない人に話を振ったりして、議論を活発にするようにしていきましょう。
WEB会議が終了したら、お礼の挨拶とともに、会議の議事録と今後のスケジュールを共有しておきましょう。
会議で上がったタスク（宿題）については、会議の最後に認識合わせとして口頭でも共有しておくといいですね。
WEB会議は慣れれば誰でもできる！
最後までご覧いただきありがとうございました。
今回はWEB会議初心者の方向けに「基本的なWEB会議のやり方」を簡単にご紹介しました。
最初はわからないことだらけで、焦ることもありますが、慣れれば誰でも簡単に使いこなせるツールばかりですので、数を重ねて自分のものにしていきたいですね。
最初のうちは使い慣れている人と一緒にやっていくようにすると、困った時のトラブルシューティングが早いのでオススメです。