今回のテーマは、Google Meetの便利機能「コンパニオンモード」についてです。
WEB会議はGoogle Meetをメインに使うという方も多いのではないでしょうか？
Googleカレンダーから招待や参加ができるので、とても便利ですよね。
そんなGoogle Meetの「コンパニオンモード」という機能をご存知でしょうか？
そんな機能あったっけ？よく知らないなあ。
いつも選択肢に表示されるものの、どういう機能かわからないから使う機会がなかったな。
ホリ今回はそんな方のために、そのコンパニオンモードとは何か？どんなことができるのか？どうやって使うのか？をわかりやすく解説していきたいと思います。
会社のWEB会議をストレスなく進めたいという方の参考になれば幸いです。
コンパニオンモードとはハイブリッド会議を便利にする機能
ハイブリッド会議とは複数名1デバイスで参加するWEB会議
ある人は自宅のPCから参加、出勤メンバーは会議室の大画面から参加というWEB会議ってありますよね。
このような、複数名が1箇所に集まって1デバイスで参加しているWEB会議をハイブリッド会議といいます。
Google Meetのコンパニオンモードは、このハイブリッド会議で起こりうる様々な不便を解決するためのモードです。
ハイブリッド会議のよくあるトラブルとは？
①共有PCの中に画面共有したい資料が入っていない
「○○くん、あの時の資料今画面共有できるかな？」と急に上司から言われることってありますよね？
でも、WEB会議に参加している会議室のPCには、その資料が入っておらず、データを移すにも時間がかかるしめんどくさい。
こんな時は「個別で入っていればよかった」と思いますよね。
②共有PCではチャットや挙手が誰かわからない
Google Meetには、誰かの発言を遮らないようにメッセージを送れるチャット機能、多数決や質問するための挙手機能などがあります。
ただ、会議室PCで複数名参加する場合、チャットや挙手が全て参加しているアカウント名で表記されてしまうので、誰が発言したのか、誰が挙手したのかわからないということが起きてしまいます。
わざわざ「ん？これって誰？」と確認するのってめんどくさいですよね。
③Q&Aやアンケート、録画などのアクティビティに全員参加でない
Google Meetには説明会などで質問ができるQ&A機能やアンケート機能、録画やホワイトボードなどといった機能がありますが、それらに一人ひとりが参加することができません。
「では、投票制で決めたいのでアンケートに」となっても、複数名1デバイスで参加している人たちは1票しか投票することができませんね。
会議室で個別参加するとハウリングが起きる
上記のようなトラブルがあるなら個別に参加すればいいのでは？
そう思う方もいるかもしれませんが、注意したいのはハウリングトラブル。
個別参加したPCのミュート忘れがあると、会議室PCのスピーカーからの音声を拾ってしまい、キーンというハウリングが鳴ってしまいます。
ハウリングって会議をストップさせてしまう邪魔なものなので、絶対に無くしたいところ。
そういったうっかりトラブルを防止するために、音声通話機能をはじめからオフにしたコンパニオンモードがあります。
コンパニオンモードでできること
Google Meetのコンパニオンモードでは、手元にあるPCやタブレット、スマホなどのデバイスから個別参加しつつも、音声参加しないようにすることでハウリングトラブルを防止、画面共有をはじめとする様々なアクティビティだけ参加することができます。
①画面共有
プロジェクトの企画書やスケジュール計画などをWEB会議で共有するために、自身の画面やタブを全員に共有する「画面共有」。
会議室で共同参加の場合は、参加している会議室のPCにデータを送る必要がありますが、コンパニオンモードであれば、個人のPCやスマホで会議に参加し、資料を共有することができます。
操作のために参加PCのある場所まで移動する手間すら必要なくなるので、会議が円滑に進みますね。
②チャット
複数名共有で会議室PCからWEB会議に参加する場合、Google Meetのチャット機能を使う際に、参加しているアカウント名でしか発言することができません。
「その件、データがあるので解説します！」
「すみません、この後別の会議があるので退出します。」
このようなちょっとした発言をした際に「え？だれ？」という一手間が増えてしまいますよね。
参加者一人ひとりがコンパニオンモードで参加していれば、全員が自分の名前でチャットすることができます。
「参考資料送ります！http://……………………com」
このように、手元のPCで調べた情報を即座に共有できるという点も便利ですね。
③挙手
チャット同様に、共有PCでの参加の場合、誰の挙手かわかりません。
決裁を多数決で決めたいという場合も、全員が個人アカウントで参加していなければできません。
コンパニオンモードであれば、全員が挙手権を持つことが可能になります。
④Q&A
Google Meetの「アクティビティ」にはスピーカーなどに参加者が自由に質問することのできるQ&A機能があります。
こちらの機能もコンパニオンモードを使えば、複数名が同じ会議室にで参加していたとしても、個々のスマホから自由に質問を投げかけることができます。
PC操作の人間に口頭で伝えて、代わりに入力してもらうのってめんどくさいし、恥ずかしいという方もいますよね。
あがった質問に対して「自分も知りたい！」という意味でイイネのボタンを押すこともできますので、終了時間が迫っている時などには、参加者が気になる質問を優先的に回答していくことも可能です。
⑤アンケート
参加型のアクティビティとして、参加者全員に質問ができる「アンケート機能」もあります。
こちらもQ&A同様に、コンパニオンモードで参加すれば、参加者全員がスマホからでも回答することができます。
アンケートに関しては、代表が会議室PCで全員分代理回答することはできませんので、「会議室PCで参加しているので回答できません！」というトラブルを回避することができますね。
⑥録画
ボタン一つでWEB会議を録画することができる機能です。
これに関しては、会議室PCでやればいいのですが、例えば録画データの格納が終わったあとに共有するのは、参加者のAさんの仕事ということであれば、最初からAさんがコンパニオンモードで参加して「録画」のボタンを押せば、主催者の人はAさんに動画を共有する必要がなくなります。
議事録係の参加者の人に、合わせて録画をお願いしておくのがいいかもしれませんね。
⑦ホワイトボード記入
全員でアイデアを出し合う時などに使う「ホワイトボード機能」。
コンパニオンモードで全員が参加すれば、各々が思いついたアイデアを書き込むことができます。
発言を聞いて、司会者が書くというのもいいですが、書くことに手一杯で司会者が意見を言えなかったということを防げるかもしれませんね。
2台のPCで参加する場合にも便利
1台のPCは全員との会話用、もう一台はコンパニオンモードで参加して画面共有用などといった使い方も可能。
こうすることで、相手のリアクションを見ながらスライドショーを見せることができますし、画面共有とWEB会議の同時進行によってPCが重くなったり、音声が途切れてしまったりというストレスを防いでくれます。
2台同時に入ることで起きる、ハウリングも未然に防げます。
コンパニオンモードでの参加方法
Googleカレンダーで設定したGoogle Meetの「会議に参加する」からミーティングルームに参加します。
カメラやマイクがONになり、スタンバイルームに入りますので、その画面から「コンパニオンモードで参加する」をクリックしましょう。
マイクオフ、ビデオオフでWEB会議に参加となりますので、画面共有やチャットなどのアクティビティが必要になったら、アイコン等を選択してアクションするだけです。
コンパニオンモードでスムーズなWEB会議を！
最後までご覧いただきありがとうございました。
今回は、Google meetのコンパニオンモードについて解説していきました。
ありそうでなかったWEB会議の便利機能。
たまに出社してみんな同じ画面を見ながら参加するWEB会議の際は、ぜひ一度使ってみてください。
この記事がテレワークをするあなたの役にたったら幸いです。
